A través de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, se desarrolló en Colombia el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos tanto de entidades públicas como privadas. Así mismo, y de acuerdo con la sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional, este derecho comprende otras facultades como la de autorizar el Tratamiento, incluir nuevos datos, excluirlos o suprimirlos de una base de datos o archivo.
En cumplimiento de esta normativa, CONTADORES & AUDITORES ASOCIADOS 2025 SAS., adopta la presente política de uso y tratamiento de datos personales:
I. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
CONTADORES & AUDITORES ASOCIADOS 2025 SAS., como responsable del tratamiento de datos personales, es una sociedad constituida mediante documento privado del 2 de enero de 2024 de asamblea de accionistas, inscrita en la Cámara de Comercio de Bogotá D.C. con el número 03051578 del libro IX, con número de identificación Tributaria 901.786.656-2.
• Dirección comercial: CRA 87B No. 6D-10 T7-347 de la ciudad de Bogotá D.C, Colombia.
• Teléfono: 322 471 2306
• Correo electrónico institucional: info@auditorescontadores.com
Que en desarrollo de su objeto social recolecta y administra información personal de sus clientes, empleados, candidatos, proveedores, accionistas, aliados y todos los demás usuarios en que se ejerza el tratamiento de datos personales por parte de CONTADORES & AUDITORES ASOCIADOS 2025 SAS. Por tal motivo, en cumplimiento de las disposiciones constitucionales y legales, CONTADORES & AUDITORES ASOCIADOS 2025 SAS. adopta la presente Política de Tratamiento de Datos personales (En adelante “política”).
II. GARANTÍA DE ACCESO Y ATENCIÓN
CONTADORES & AUDITORES ASOCIADOS 2025 SAS., garantizará en todo momento el acceso a su política y pondrá especial esfuerzo en la atención completa y oportuna de las consultas y reclamos que puedan formular los distintos usuarios.
III. TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES
Los Datos Personales tratados por CONTADORES & AUDITORES ASOCIADOS 2025 SAS., son y serán utilizados exclusivamente para las finalidades indicadas a continuación:
Clientes:
i. Ejercer los encargos de los clientes en los servicios contratados con la firma.
ii. Remitirle informes sobre los servicios prestados.
iii. Llevar a cabo labores de facturación y cobro.
iv. Generar una comunicación óptima en relación con nuestros servicios.
v. Promocionar la firma ante otros clientes o futuros usuarios del servicio a partir de la experiencia adquirida con el cliente, respetando en todo momento el secreto profesional.
vi. Contactarlo como potencial cliente para mantenerlo informado y ofrecerle nuestros servicios o mejorar los existentes.
vii. Evaluar el nivel de satisfacción de nuestros servicios recibidos, realizar estudios sobre hábitos de consumo, preferencias y servicios de su interés.
viii. Suministrar información sobre nuevos productos y/o servicios así como eventos, novedades, promociones, publicidad y programas de fidelidad, mediante el uso de correo electrónico, correo postal, teléfono fijo, celular, redes sociales o medio similares.
Empleados:
i. Dar cumplimiento a las leyes como, entre otras, de derecho laboral, seguridad social, pensiones, riesgos profesionales, cajas de compensación familiar (Sistema Integral de Seguridad Social) e impuestos, y desarrollar la relación precontractual, contractual y poscontractual.
ii. Manejo interno de la información en desarrollo del vínculo laboral existente y el cumplimiento de las obligaciones legales derivadas del mismo.
iii. Cumplir con los requerimientos realizados por las autoridades judiciales y/o administrativas competentes.
iv. Compartir los datos personales para ser informado o participar en las actividades de bienestar que desarrolla CONTADORES & AUDITORES ASOCIADOS 2025 SAS., directamente o a través de terceros quienes deberán dar el mismo tratamiento y mantener total reserva sobre los mismos.
v. Transmitir y/o transferir a las entidades, que tengan relación contractual con CONTADORES & AUDITORES ASOCIADOS 2025 SAS., tales como proveedores, auditores, colaboradores y fondo de empleados dentro del marco de la correspondiente relación laboral.
vi. Consultar los datos personales relacionados con temas de salud, con el propósito de recibir información y acceder a los distintos servicios de los centros médicos, como: odontología, medicina general, especialidades médicas y campañas de promoción y prevención en salud ocupacional. Asimismo, para gestionar la transcripción de incapacidades o generación de reporte ante las ARL, COPASS o todas aquellas que las sustituyan en cumplimiento de la normatividad relacionada con seguridad social y seguridad y salud en el trabajo.
vii. Solicitar y acceder a mis datos con el propósito de capacitarse en el desarrollo de las funciones que se desempeñan como empleado de CONTADORES & AUDITORES ASOCIADOS 2025 SAS.
Candidatos:
Los datos personales proporcionados por los candidatos en sus hojas de vida en los procesos de selección de CONTADORES & AUDITORES ASOCIADOS 2025 SAS., a través de este portal web serán almacenados en las bases de datos del mismo y utilizados para las siguientes finalidades:
i. Compartir información de las ofertas laborales, sus requisitos y mecanismos de aplicación.
ii. Evaluar, corroborar y determinar el cumplimiento del candidato con las exigencias del cargo y la compañía a la que se postula, de acuerdo a lo establecido en la política y el procedimiento de atracción y selección de la compañía.
iii. Compartir la información de candidatos con terceros para la validación de confiabilidad, es decir visita domiciliaria, examen médico, estudio de seguridad y pruebas de integridad.
iv. Ser insumo para el proceso de vinculación a la compañía y alimentar las bases de datos de funcionarios en los casos requeridos.v. Construir métricas y análisis de gestión y analítica.
Proveedores:
CONTADORES & AUDITORES ASOCIADOS 2025 SAS., busca conocer y hacer seguimiento a la idoneidad financiera y al comportamiento comercial de estos. Así como, hacerlos participes de actividades o campañas que puedan resultar de su interés.
i. Realizar todas las actividades necesarias para cumplir y desarrollar la relación contractual y/o servicio.
ii. Enviar publicidad e información comercial sobre los productos y servicios ofrecidos por CONTADORES & AUDITORES ASOCIADOS 2025 SAS
.iii. Para fines estadísticos, de control, supervisión, que permitan desarrollar herramientas que prevengan el fraude, acciones o prácticas corruptas.
iv. Realizar los respectivos pagos a sus proveedores y mantener relaciones comerciales.
Accionistas e Inversionistas:
La información y los datos de los accionistas e inversionistas, incluida información personal de contacto, así como la información y documentación suministrada a través de canales virtuales, canal telefónico, correo electrónico y actualizaciones de información serán recolectados, consultados, actualizados, modificados y procesados directamente por CONTADORES & AUDITORES ASOCIADOS 2025 SAS y/o por los terceros designados por éste, para los siguientes fines:
i. Dar cumplimiento a las obligaciones y derechos derivados de su calidad de Emisor y Accionista respectivamente.
ii. Realizar las actividades de administración integral del libro de registro de accionistas.
iii. Brindar la información relacionada con trámites, quejas y solicitudes de los accionistas.
iv. Dar acceso a la información a las autoridades judiciales o administrativas que soliciten dichos datos en ejercicio de sus funciones.
v. Administrar el riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y de Corrupción.
vi. El cumplimiento de las actividades y fines necesarios de la relación emisor – accionista.
vii. Brindar información relacionada con la actualidad financiera y no financiera de la compañía.
viii. Realizar reportes mensuales para fines estadísticos.
ix. Permitir el acceso a los auditores, revisor fiscal o terceros contratados por CONTADORES & AUDITORES ASOCIADOS 2025 SAS., para llevar a cabo procesos de auditoría interna o externa.
x. Atender consultas relacionadas con la actualidad financiera y no financiera que tengan los accionistas y/o inversionistas.
Clientes de alianzas:
A continuación se detallan las finalidades de tratamiento que CONTADORES & AUDITORES ASOCIADOS 2025 SAS aplicará para sus Aliados:
i. Recibir información sobre los productos o servicios ofrecidos por los Responsables y sus aliados, a través de mi correo electrónico, teléfono fijo, celular, redes sociales o cualquier otro medio similar.
ii. Compartir y actualizar mis datos personales con las empresas o aliados, cuando sea necesario para la ejecución de los contratos que respaldan la ejecución de los productos y/o servicios ofrecidos por los Responsables.
iii. Obtener las referencias comerciales necesarias que le permitan a los responsables tener un conocimiento adecuado sobre mi comportamiento en desarrollo de las relaciones comerciales y/o de servicios que haya adquirido.
iv. Compartir los datos personales con terceros aliados, ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando sea necesario para la adecuada ejecución de los servicios contratados con los Responsables.
v. Hacer estudios estadísticos o de comportamiento sobre mis gustos y preferencias, respecto de los servicios ofrecidos, para realizar prospección comercial, con el fin de identificar las necesidades y gustos a satisfacer con los productos y/o servicios a ser ofrecidos por los Responsables.
vi. Utilizar mis datos personales con el fin de compartirlos con terceros aliados ubicados dentro o fuera de Colombia, a efectos de que me sean ofrecidos sus productos y/o servicios comerciales mediante el uso de correo electrónico, correo postal, teléfono fijo, celular, SMS, MSM, redes sociales o cualquier otro medio similar, así como desarrollar actividades de conocimiento del cliente, campañas comerciales, publicitarias y de marketing.
IV. DURACIÓN DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Los datos personales estarán sujetos a tratamiento por CONTADORES & AUDITORES ASOCIADOS 2025 SAS., durante el término contractual en el que el Titular de la información tenga el producto, servicio, contrato o relación, más el término que establezca la ley, adicionalmente se conservarán de acuerdo con los principios de necesidad y razonabilidad.
V. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES
En virtud de nuestra política de tratamiento de datos, los usuarios, titulares de esta información tienen derecho en cualquier momento a:
i. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales
.ii. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento.
iii. Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
iv. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la normatividad que regula la materia.
v. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
vi. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
VI. DEBERES DE CONTADORES & AUDITORES ASOCIADOS 2025 SAS. EN CALIDAD DE RESPONSABLE Y ENCARGADO
i. Garantizar a través de los canales de atención establecidos para el ejercicio de sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y/o suprimir su información personal.
ii. Conservar las autorizaciones otorgados por los usuarios.
iii. Informar al usuario acerca de la finalidad del tratamiento, los usos de sus datos personales y derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
iv. Conservar la información en condiciones de seguridad para prevenir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
v. Las medidas se seguridad implementadas para impedir la adulteración, perdida, consulta o uso no autorizado se encuentran en los manuales internos.
vi. Actualizar y rectificar los datos personales cuando sea necesario y procedente.
vii. Los derechos que le asisten al usuario de la información serán incluidos en el Aviso de privacidad de datos que se publicará en la página web de CONTADORES & AUDITORES ASOCIADOS 2025 SAS., y así se le indicara al momento de obtener el consentimiento por parte de aquel.
viii. Garantizar que la información que se suministre al encargado de tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada y compresible.
ix. Así mismo, los contratos que se celebren con los encargados del tratamiento establecerán mecanismos sencillos pero eficientes de validación de datos, con el fin de procurar en todo momento el uso actualizado y adecuado de la información.
x. Dar trámites a las consultas y reclamos formulados de conformidad con lo previsto en la presente política y en la ley.xi. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presente violaciones de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los (Nota: el texto vuelve a cortar al final
xii. Las instrucciones y requerimientos formulados por la Superintendencia de Industria y Comercio estarán bajo la responsabilidad del Oficial de Protección de Datos de CONTADORES & AUDITORES ASOCIADOS 2025 SAS., responsable del seguimiento en la adopción y cumplimiento de esta Política.
VII. CONTADORES & AUDITORES ASOCIADOS 2025 SAS., EN CALIDAD DE ENCARGADO
En los casos en que CONTADORES & AUDITORES ASOCIADOS 2025 SAS., actúe como encargado de tratamientos de datos personales deberá cumplir con las obligaciones establecidas y que coinciden con las señaladas en la calidad de Responsable:
i. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
ii. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes contados a partir de su recibo.
iii. Permitir el acceso únicamente a las personas autorizadas por el Titular o facultadas por la ley para dicho efecto, la información únicamente a las personas autorizadas por la Ley para ello.
iv. Cumplir con las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
VIII. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
CONTADORES & AUDITORES ASOCIADOS 2025 SAS., en cumplimiento de las normas de protección de datos personales establece el presente procedimiento y requisitos a los usuarios de los datos personales o causahabientes o cualquier otra persona que pueda tener un interés legítimo en presentar alguna consulta, petición, queja y/ o reclamo en el ejercicio pleno y efectivo de los derechos que le asisten.CONTADORES & AUDITORES ASOCIADOS 2025 SAS. ha designado al área administrativa como responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos relacionados con los datos personales.IX. PROCEDIMIENTO DE CONSULTA
Los titulares de datos personales o su apoderado, podrán solicitar la consulta de sus datos personales al correo electrónico o directamente en las oficinas de CONTADORES & AUDITORES ASOCIADOS 2025 SAS., a través de solicitud escrita.Las solicitudes de consulta, deberán contener como mínimo:
i. La identificación completa del titular.
ii. Los datos personales que quieren ser consultados.
iii. Una dirección para recibir notificaciones.
iv. Un correo electrónico, si desea recibir notificaciones por este medio.
v. Número telefónico de contacto (número de celular o teléfono fijo).
vi. Descripción clara y expresa de los hechos que dan lugar a la queja.
vii. Adjuntar los documentos que pretenda hacer valer.
La consulta será atendida por CONTADORES & AUDITORES ASOCIADOS 2025 SAS., en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo del correo electrónico o del documento físico. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término CONTADORES & AUDITORES ASOCIADOS 2025 SAS., informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalará la fecha en que se atenderá su solicitud. En todo caso las respuestas definitivas a las solicitudes no tardarán más de quince (15) días hábiles desde la fecha en la que la solicitud inicial fue recibida por la Firma.
Cuando el titular considere que la información contenida en nuestra base de datos deba ser objeto de corrección, autorización, supresión o revocación de autorización, solo tendrá que presentar una solicitud ante el responsable del tratamiento de la información, es decir, la sociedad CONTADORES & AUDITORES ASOCIADOS 2025 SAS., domiciliada en la ciudad de Bogotá D.C., al cual puede contactar a través del teléfono (57) (601) 2887509, el correo electrónico info@auditorescontadores.com o acercándose a la oficina principal ubicada en la siguiente dirección: Calle 7 No. 87B-73 16-363, (Bogotá D.C).
Estas solicitudes serán recibidas por el área administrativa, para el trámite dispuesto en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, y en las normas que la deroguen, modifiquen, complementen y/o reglamenten.El reclamo deberá contener como mínimo:
i. La identificación completa del titular.
ii. Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
iii. Una dirección para recibir notificaciones.
iv. Un correo electrónico, si desea recibir notificaciones por este medio.v. Los documentos que el titular considere necesarios aportar.
Si el reclamo resulta incompleto CONTADORES & AUDITORES ASOCIADOS 2025 SAS., requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurrido dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, CONTADORES & AUDITORES ASOCIADOS 2025 SAS., entenderá, que el titular ha desistido del reclamo.CONTADORES & AUDITORES ASOCIADOS 2025 SAS., dará respuesta al reclamo en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que el mismo será atendido.
X. VIGENCIA
Esta política de tratamiento de la información tendrá vigencia a partir del día de su comunicación, hasta tanto sea modificada o la base de datos sea eliminada en su totalidad. La vigencia de la base de datos será indeterminada, y la misma se conservará hasta tanto subsistan las motivos o fines para los cuales fue recolectada la información.
XI. VIDEO VIGILANCIA
CONTADORES & AUDITORES ASOCIADOS 2025 SAS., utiliza diversos medios de video vigilancia instalados en diferentes sitios internos y externos de sus instalaciones u oficinas. En razón a ello, informa al público en general sobre la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de anuncios de video vigilancia. La información recolectada a través de este mecanismo se utiliza para fines de seguridad, mejoramiento de nuestro servicio y la experiencia en las instalaciones de
CONTADORES & AUDITORES ASOCIADOS 2025 SAS., así mismo, como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier autoridad u organización.
CONTADORES & AUDITORES ASOCIADOS 2025 SAS., no hace entrega de videograbaciones obtenidas a ningún tercero, salvo que medie orden judicial, de autoridad competente o que la ley lo permita.
CONTADORES & AUDITORES ASOCIADOS 2025 SAS., velará porque los terceros con que se vincule o con los que establezca relaciones comerciales o alianzas, cumplan con el régimen de protección de datos personales en Colombia y con la presente Política. En caso de utilizar información de aliados comerciales se verificará que el aliado cuenta con las autorizaciones correspondientes y en el evento de permitir que aliados comerciales puedan conocer datos personales de contacto para realizar ofertas, se verificará que los Titulares hayan dado su consentimiento para tales fines. En estos casos siempre existirá la opción clara y disponible de revocar el consentimiento, y los datos serán señalizados con el fin de evitar que se vuelvan a utilizar para realizar ese tipo de ofertas.
CONTADORES & AUDITORES ASOCIADOS 2025 SAS., cuenta con políticas, normas y procedimientos tendientes a mantener la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, incluyendo los datos personales. Igualmente, ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas para preservar la seguridad de la información y los datos, prevenir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Se ha establecido que en los contratos, celebrados con los Encargados, se incluyan cláusulas que establezcan de manera clara el deber de éstos de garantizar la seguridad y privacidad de la información del Titular.Esta política puede ser modificada en cualquier momento con el objeto de adaptarla a nuevas prácticas que se desarrollen o novedades legislativas o jurisprudenciales en la materia. Cualquier actualización o modificación, CONTADORES & AUDITORES ASOCIADOS 2025 SAS., informará a los Titulares de la información personal en la página web o en cualquier otro medio que se considere pertinente, indicando la fecha de entrada en vigencia de la correspondiente modificación o actualización, según sea el caso.
